Учет наличных денежных средств

Рекомендуем изучить примеры выплат и поступлений за наличный расчет в статье Примеры выплат и поступлений за наличный и безналичный расчет.

В списке НСИ и администрирование – НСИ – Кассы указываются места фактического хранения наличных денежных средств (кассовые помещения, сейфы руководителей подразделений). Наличные денежные средства в кассах хранятся отдельно для каждой организации. Если в одном месте хранятся денежные средства разных организаций или в разных валютах, то рекомендуется зарегистрировать несколько касс.

В карточке кассы определяется, в какой кассовой книге будут отражаться операции по учету наличных ДС в кассе. По кассовым операциям конкретной кассы может быть сформирована кассовая книга. Предусмотрена возможность формирования отдельной кассовой книги по подразделениям, не выделенным на отдельный баланс.

Для планирования движения денежных средств с помощью платежного календаря для кассы указывается Срок инкассации – количество дней с момента выдачи наличных ДС из кассы организации до момента их зачисления на расчетный счет.

Поступление наличных денежных средств оформляется в рабочем месте Казначейство – Кассы – Приходные кассовые ордера. Для документа Приходный кассовый ордер определен перечень типовых хозяйственных операций.

Основанием для оформления поступлений могут выступать документы расчетов Счет на оплату, Заказ клиента, Реализация товаров и услуг (оформленный без заказа), договоры с контрагентами и различные распоряжения на поступление (возвраты от поставщиков, распоряжения на перемещения, возвраты от подотчетных лиц).

Выдача наличных денежных средств оформляется в рабочем месте Казначейство – Касса – Расходные кассовые ордера. Для документа Расходный кассовый ордер определен перечень типовых хозяйственных операций. Основанием для оформления списания ДС являются документы Заявка на расходование денежных средств.

Если заявки на расходование денежных средств не используются, то в качестве распоряжений на оплату могут выступать заказы, накладные (если они оформлены без заказа). В этом случае для перечисления оплаты рекомендуется использовать общий журнал платежных документов.

При ведении взаиморасчетов в разрезе договоров основанием для перечисления аванса или погашения задолженности перед поставщиком может быть договор с поставщиком.

Операции по выдаче наличных ДС в другую кассу оформляются расходным кассовым ордером, затем регистрируется поступление. До момента подтверждения фактического поступления в другую кассу осуществляется контроль денежных средств «в пути».

В целях оформления перемещения денежных средств между кассами организации и операционными кассами поддерживаются следующие сценарии:

■ Оформляются документы Расходный кассовый ордер с типом операции Выдача в кассу ККМ и документы Приходный кассовый ордер с типом операции Поступление из кассы ККМ. Такая возможность обеспечивает формирование проводок Дт 50 Кт 50 в регламентированном учете «напрямую», что исключает необходимость в оформлении дополнительных документов Выемка денежных средств из кассы ККМ и Внесение денежных средств в кассу ККМ. Рекомендуется использовать, если поступление и выдача денежных средств выполняются в течение дня.

■ Сценарий оформления перемещения ДС между кассой организации и операционной кассой «напрямую» представлен на схеме.

■ Оформляются документы Приходный кассовый ордер с типом операции Поступление из другой кассы и документы Расходный кассовый ордер с типом операции Выдача в другую кассу. Дополнительно требуется оформить документы Внесение денежных средств в кассу ККМ и Выемка денежных средств из кассы ККМ. Рекомендуется использовать, если поступление и выдача денежных средств могут осуществляться в разные даты. При использовании такого сценария операции перемещения денежных средств отражаются через счет 57.01 «Переводы в пути».

■ Сценарий оформления перемещения ДС между кассой организации и операционной кассой с использованием счетов бухгалтерского учета 57.01 «Переводы в пути» представлен на схеме.

Подробнее о работе с контрольно-кассовой техникой и особенности поддержки 54-ФЗ рассмотрены в главе «Продажи» Использование контрольно-кассовой техники и торгового оборудования.

Предусмотрена возможность проводить инвентаризацию наличных денежных средств в кассах предприятия. Для инвентаризации наличных денежных средств предусмотрен документ Казначейство – Касса – Инвентаризация наличных ДС.

С помощью команды Заполнить в табличной части документа заполняется информация об остатках наличных денежных средств в соответствии с указанными в документе кассовой книгой и организацией. Информация заполняется в графе По учету. В графу По факту вводится сумма наличных денежных средств, зафиксированная в кассе после пересчета (проведения инвентаризации). На основании этих данных фиксируются расхождения (излишки или недостачи). В документе указывается статья движения денежных средств, а также статьи доходов и расходов, на которые должны быть отнесены эти излишки и недостачи.

Если предполагается возмещение недостачи денежных средств за счет кассира, то в качестве статьи расходов указывается статья с вариантом распределения Не распределять. В качестве аналитики расхода следует использовать аналитику по физическим лицам и указать информацию о кассире, на которого нужно отнести недостачу.

Для отражения операции возмещения денежных средств необходимо оформить документ Приходный кассовый ордер с операцией Прочее поступление. В документе следует указать те же статьи ДДС, статьи доходов и расходов, которые были указаны при инвентаризации наличных денежных средств в кассе.

В прикладном решении предусмотрены два варианта отражения операции инкассации:

■ с использованием 57-го счета («деньги в пути»);

■ без использования 57-го счета (сдача денежных средств непосредственно в банк).

Первый вариант оформления операции инкассации используется в том случае, если инкассация денежных средств производится сторонней организацией (инкассаторами).

Операция инкассации оформляется следующим образом:

■ Денежные средства изымаются из кассы и передаются инкассаторам. Оформляется документ Расходный кассовый ордер с видом операции Инкассация в банк.

■ Инкассаторы сдают денежные средства в банк. Оформляется документ Поступление безналичных денежных средств с видом операции Инкассав банк. После зачисления денежных средств на расчетный счет в документе ставится отметка Проведено банком.

Если наличные денежные средства передаются в банк предприятием без посредников, то можно использовать упрощенный вариант оформления операции инкассации. Инкассация наличных денежных средств оформляется с помощью документа Расходный кассовый ордер с видом операции Сдача в банк.

Аналогично происходит поступление денежных средств из банка в кассу:

■ в две операции (через «деньги в пути»): оформляется Списание безналичных денежных средств с операцией Инкассация из банка, после оформляется Приходный кассовый ордер с операцией Инкассация из банка;

■ в одну: в Приходном кассовом ордере выбирается операция Поступление из банка.

Загрузка банковской выписки проверяет наличие кассовых ордеров и не создает дополнительных списание и поступлений безналичных денежных средств. Если на момент загрузки выписки кассовых ордеров не найдено, то считается, что используется схема через «деньги в пути».

Для контроля операций инкассации денежных средств и отслеживания денежных средств в пути предназначено рабочее место Казначейство – Банк – Отражение расхождений при инкассации ДС. На закладке Денежные средства в пути показываются расхождения между суммой, изъятой из кассы, и суммой денежных средств, зачисленной на расчетный счет.

По результатам расхождений можно зарегистрировать излишки или недостачи денежных средств. Эта операция оформляется документом Отражение расхождений при инкассации денежных средств. Сформированные документы отображаются на закладке Расхождения при инкассации денежных средств. Недостачи можно отнести на прочие расходы предприятия.

У статьи расходов для отнесения недостач должен быть настроен 94 счет учета. В оперативном учете движения пойдут по регистру Прочие расходы.

Далее возможны варианты, куда и как списать недостачи с 94 счета. В зависимости за чей счет будут отнесены недостачи, проводки могут быть:

1) Дт 91 Кт 94;

2) Дт 76 Кт 94;

3) Дт 73 Кт 94.

Вариант 1) делается документом Финансовый результат и контроллинг - Отражение прочих доходов и расходов, операция Реклассификация расходов. Со статьи расходов, куда относились недостачи (счет 94) нужно списать сумму на другую статью расходов с 91 счетом.

Варианты 2) и 3) делаются документом Финансовый результат и контроллинг - Отражение прочих доходов и расходов, операция Списание расходов. С используемой статьи расходов (с 94 счетом) на статью активов и пассивов.

Для 76 выбрать свою статью А/П для прочих расчетов и указать счет 76 с нужными субконто.

Для 73 счета выбрать "Оплата труда" (отдельной статьи А/П для 73 счета в упр. балансе предопределенной нет, но можно завести свою) и указать счет 73.

Проводки в контуре зарплаты, в том числе по удержаниям, формирует документ Отражение зарплаты в финансовом учете. Подробнее см. Отражение зарплаты в финансовом учете.

Кассовую книгу можно формировать отдельно по каждой организации, а также по каждому обособленному подразделению – как выделенному, так и не выделенному на отдельный баланс.

Для каждого обособленного подразделения можно вести отдельную кассовую книгу со своей нумерацией листов. Информация обо всех кассовых книгах хранится в списке Казначейство – Касса – Кассовые книги. Информация о кассовой книге отображается в качестве группировки в списке НСИ и администрирование – НСИ – Кассы.

В кассовой книге указывается наименование структурного подразделения, используемого в печатных формах. Для уникальной нумерации платежных документов обособленного подразделения в рамках одной кассовой книги можно указать префикс. Можно вести сквозную нумерацию платежных документов в рамках одной организации, не выделяя платежные документы обособленных подразделений.

Информация о том, какая кассовая книга используется при ведении кассовых операций в конкретной кассе и обособленном подразделении, указывается в карточке Касса.

Листы кассовой книги создаются в списке Кассовые книги. При создании листа кассовой книги учитываются операции по тем кассам, которые относятся к указанной кассовой книге.

При создании листа кассовой книги дополнительно контролируется правильность отражения платежных документов в кассовой книге.

Если остаток по данным информационной базы (Остаток по данным регистров) не совпадает с конечным остатком в листе кассовой книги, то будет выдано предупреждение о том, что не все оформленные платежные кассовые документы зарегистрированы в кассовой книге.

Лист кассовой книги формируется кассиром ежедневно по результатам оформления кассовых операций в течение дня.

Отмеченные в списке листы кассовой книги могут быть распечатаны в виде кассовой книги. Предусмотрена также печать титульного листа и последней страницы кассовой книги (Титульный лист и последняя страница).

Отражение операций в кассовой книге по умолчанию ведется в валюте регламентированного учета, но поддерживается и возможность учета в иностранной валюте. Для этого необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Валюты – Несколько валют.

Контроль и анализ оперативной информации по всем движениям наличных денежных средств предприятия осуществляются с помощью отчета Казначейство – Отчеты по казначейству – Контроль операций с денежными средствами.

Как начать нумерацию листов кассовой книги не с номера 1?

Для изменения нумерации листов кассовой книги нужно воспользоваться обработкой Групповое изменение реквизитов. Обработка вызывается через меню Все функции или Функции для технического специалиста. С помощью указанной обработки нужно установить на первом листе кассовой книги нужный номер у реквизита шапки Номера листов и Номер листа табличной части. Выполнить данные действия нужно, включив предварительно Режим разработчика в Дополнительные параметры – Специальные возможности обработки.

Исправление и сторнирование документов по учету наличных денежных средств

Для того, чтобы появилась возможность создать документы Исправление и Сторно по документам необходимо в программе включить опцию Использовать исправительные документы (раздел НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Финансовый результат и контроллинг- Финансовый результат).

Из документов Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер можно создать документ Исправление по команде из контекстного меню кнопки Создать на основании.

В документе  Исправление документов Приходных кассовый ордер и Расходный кассовый ордер можно изменить информацию только на закладке Расшифровка платежа.

Из документа Инвентаризация наличных денежных средств можно создать документ Исправление и документ Сторно по команде из контекстного меню кнопки Создать на основании.

Документы Исправление и Сторно обеспечивают изменение документов в регистрах и проводках.

Подробнее можно ознакомиться в статье: Аудиторский след в хозяйственных операциях. Корректировки финансовых документов.